Présentation
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Ce logiciel est une application Excel destinée à la gestion des honoraires par le médecin remplaçant pendant ses remplacements.
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Il permet le calcul des honoraires journaliers, la ventilation des montants par type de paiement (chèque, espèces, etc.), et le calcul du montant total en fin de remplacement, selon la rétrocession, avec prise en compte des honoraires en garde.
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Une aide au codage (CCAM et NGAP) et à la tarification des actes est intégrée dans le logiciel.
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En fin de journée, le nombre de chèques, de paiements par carte bancaire ou en espèces s'affiche, facilitant les vérifications.
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Le total en fin de remplacement est automatiquement calculé, en fonction du taux de rétrocession.
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Les tableaux de résultat sont imprimables.
(N.B. L'outil est adapté à toutes les zones d'exercice : Métropole, Antilles, Réunion, Guyane.)
Il faut s'inscrire (et se connecter) sur le site pour pouvoir télécharger l'application.
Maniement
(En cas de besoin, un mode d'emploi détaillé est disponible à l'ouverture de l'application)
N.B. Ce fichier Excel n'est utilisable qu'avec les logiciel Office Excel pour PC (toutes versions à partir de Excel 97), Office Excel pour Mac (versions antérieures à Excel 2008).
Il contient des "macros" (fonctions et programmes supplémentaires) qu'il faut activer à l'ouverture. Pour ce faire : après avoir ouvert Excel, allez dans le menu "Outils" puis dans la partie "Sécurité". Cliquez sur "Sécurité des macros", cochez "Niveau de sécurité moyen". Ainsi, chaque fois que vous ouvrirez un fichier Excel contenant des macros, l'application vous demandera si vous souhaitez les activer, en vous laissant le choix de refuser en cas de doute sur la provenance d'un fichier.
Tout d'abord, pour ceux qui sont peu à l'aise avec l'informatique, ou pour ceux qui ne possèdent pas Office Excel compatible avec les "macros" (utilisateurs de Excel Mac 2008, de OpenOffice, etc.) : sachez que vous pouvez utiliser le logiciel sans les fonctions avancées des "macros" (c'est à dire sans régler le nombre de jours travaillés ni la zone d'exercice, sans utiliser les listes déroulantes ni les outils intégrés). Vous pourrez alors rentrer les données "à la main : les totaux s'inscriront automatiquement et vous pourrez parfaitement les exploiter.
Pour ceux qui veulent utiliser pleinement l'outil, la marche à suivre est précisée ci-dessous :
- Lorsque vous démarrez un nouveau remplacement, choisissez votre zone d'exercice : Métropole hors Alsace et Moselle, Alsace et Moselle, Antilles, Réunion, Guyane. Cette étape est importante pour adapter les menus qui facilitent la saisie des montants.
- Par la même boîte de dialogue, vous pouvez choisir la durée du remplacement : 1 journée ; 1, 2 ou 3 semaines ; 30 jours ; ou garde de week-end (samedi matin, samedi après-midi et nuit, dimanche jour et nuit ; les forfaits d'astreintes s'ajoutent automatiquement au total des honoraires).
Les fichiers de chaque remplacement sont ainsi allégés :
- A chaque jour de remplacement correspond une feuille de calcul, sur laquelle vous inscrivez la date, les noms et prénoms des patients, l'acte, et le montant des honoraires par type de paiement (chèque, espèces, etc.).
- Un module permet le calcul des sommes directes et indirectes en cas de tiers payant partiel, ainsi que la ventilation automatique de la part non payable :
- Ce module "Tiers payant" est accessible via une barre d'outil personnalisée, et via le clic droit sur la souris.
- Diverses fonctions permettent de faciliter les calculs du total de plusieurs actes sont accessibles via le clic droit :
Vous pouvez par exemple fusionner des cellules correspondant à plusieurs consultations tout en additionnant leurs tarifs, puis calculer le tiers payant sur le total, etc.
- De même, par un clic droit de souris, vous pouvez protéger et déprotéger les feuilles des journées de remplacement avec ou sans mot de passe :
- Des listes déroulantes vous permettent de choisir actes et montants sans utiliser le clavier.
- Les tarifs s'adaptent automatiquement à la zone d'exercice que vous avez définie :
La zone grisée en haut du tableau permet par liste déroulante le choix de la période travaillée : jour ouvré, week-end, nuit, etc. Les tarifs proposés dans la grille se mettent automatiquement à jour.
N.B.
- Le choix du samedi après-midi ouvre une boîte de dialogue pour l'adaptation des tarifs, selon que l'arrêté préfectoral "avenant 27" a été ou non signé dans votre département.
- Vous pouvez entrer les noms des patients en minuscule, les majuscules seront automatiquement ajoutées.
- La date du jour s'inscrit automatiquement à l'entrée du premier patient sur la première ligne.
- N'oubliez pas la fonction de recherche d'Excel (par exemple si vous voulez savoir quel jour vous avez vu un patient au cours du remplacement).
- Outre les listes déroulantes, le clic droit sur la souris vous donne lui aussi accès aux tarifs des actes les plus courants. Placez-vous dans la cellule concernée, choisissez l'acte par le clic droit dans sa rubrique "Tarif" : son tarif s'inscrit directement dans la cellule. (et pour les visites, n'oubliez pas les indemnités kilométriques !)
- Toujours par simple clic droit sur la souris, vous pouvez ajouter des lignes, autant que vous souhaitez, et en fin de journée, supprimer les lignes patients vides.
- La barre d'outils personnalisée ("Tiers payant - Monnaie") permet le calcul de la monnaie à rendre au patient.
- Sur la page du total, la mise à jour est automatique à partir des données journalières ; vous ne devez rien inscrire d'autre que le taux de rétrocession des honoraires hors garde (la rétrocession des honoraires et astreintes en garde est normalement de 100% ; le champ reste cependant modifiable) :
- Et en fin de remplacement, vous pouvez supprimer les lignes inutiles de la feuille du total et les jours non travaillés, par simple clic sur un bouton.
Bon remplaçement(s) !
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